De kennis die door GLAM's wordt bijgehouden, kan eenvoudig op de wiki worden gedeeld als gestructureerde data. Om te weten op welk Wikimedia-platform het moet worden gedeeld, kan het eerst nodig zijn om de staat van de collectie te analyseren, de manier waarop de informatie is gestructureerd en zelfs wat voor soort informatie beschikbaar is.

Platform overzicht

De basisinformatie over enkele van de platforms die GLAM en andere culturele instellingen gebruiken om hun collecties te delen:

Wikimedia Commons

Voor Wikimedia Commons is de essentiële stap het hebben van een mediabestand. Gebruikers passen meestal wat informatie over het item toe op sjablonen, zoals Information of Art Photo, die wordt weergegeven in de samenvatting van het bestand. Die informatie is echter niet gestructureerd, ook al is het misschien gelinkt aan Wikidata, en kan niet zo gemakkelijk naar verschillende talen worden vertaald, noch is het goed gerangschikt in de nieuwe Media zoeken, waarmee bestanden beter vindbaar zijn op Commons.

Het project lost het probleem op van vertaling en zoekopdracht, maar de informatie moet in een gestructureerd formaat worden gemodelleerd. Wikidata lost dit probleem ook op; maar het zou onhoudbaar zijn om een Wikidata-item te maken, naast een of meer Commons-bestanden, voor elk van de miljoenen items uit GLAM-collecties.

Wikidata

De essentiële stap voor Wikidata is om een item te hebben met data die kunnen worden gemodelleerd en gestructureerd, maar ook met een encyclopedische relevantie, zoals een erfgoedstatus. Dit is niet het geval voor alle items van elke GLAM-instelling over de hele wereld, zoals uitgelegd in de vorige paragraaf.

• Voorbeeld

Dit is het geval voor sommige items uit het Metropolitan Museum of Art (The Met). Deze instelling levert een grote bijdrage aan Wikidata, omdat sommige van haar items een echte erfgoedstatus en encyclopedische relevantie hebben.

Het Metropolitan deelt ook mediabestanden en is een grote bijdrager op Wikimedia Commons. De items van de instelling op Wikidata bevatten meestal een met deze bestand gekoppeld beeldbestand en gedetailleerde metadata. Tegelijkertijd komen de mediabestanden van 'the Met' beschikbaar op Wikimedia Commons ook in aanmerking om gestructureerde data op Commons te gebruiken.

Wikimedia Commons en Wikidata

Sommige instellingen, zoals de Metropolitan, kunnen niet alleen Wikidata gebruiken om te vertrouwen op de connectiviteit van het platform, maar ook op Wikimedia Commons en de opties van 'Structured Data on Commons', die beide platforms onderling verbinden.

Items met erfgoedrelevantie worden op Wikidata bewaard met hun metadata, maar ook gedeeld op Wikimedia Commons met hun mediabestand en informatie. De items kunnen vervolgens worden gedeeld met gestructureerde data, met behulp van velden zoals Copyright, Digitale representatie van, Depicts, Bron, en File Captions, die belangrijk zijn voor het mediabestand zelf en gemakkelijk machineleesbaar, zoekbaar en vertaalbaar kunnen worden. Uiteindelijk zullen ze ook nog meer vindbaar en bruikbaar worden op andere Wikimedia-projecten, zoals Wikipedia in verschillende talen, vanwege de doelstellingen van het project.