Во всех случаях тот, кто загрузил файл, должен предъявить доказательство того, что либо файл находится в общественном достоянии, либо владелец авторских прав выпустил его под подходящей лицензией. Как правило, требуется по крайней мере указать источник файла,^[1] вместе с первоисточником, если файл является производным произведением. Кроме того, должен быть указан автор (авторы) или владелец авторских прав, если они известны или есть достаточные основания для их определения. Если возникают какие-либо вопросы, то, возможно, потребуется предоставить доказательства того, что владелец авторских прав действительно выпустил файл под данной лицензией.

Если файл представляет собой фотографию с узнаваемым изображением человека, может потребоваться согласие изображённого лица, выраженное в форме, приведённой в руководстве по обращению с фотографиями узнаваемых людей.

Во всех случаях бремя доказывания лежит на загрузившем файл или на том, кто выступает за сохранение файла, и заключается (насколько это может быть определено разумным образом) в демонстрации того, что:

• файл находится в общественном достоянии или выпущен под приемлемой лицензии, а также
• что любое требуемое согласие было получено.

Для старых файлов дата и страна публикации должны помочь определить, находится ли файл в общественном достоянии по возрасту.